In Deutschland sollen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich (Business to Business) in Zukunft verpflichtend sein. Entsprechende umsatzsteuerrechtliche Regelungen sind im Wachstumschancengesetz enthalten, das der Bundestag am 17.11.2023 verabschiedet hat.
Definition:
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die im elektronischen und strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sowie elektronisch verarbeitet werden kann. Alle anderen Rechnungsarten werden fortan als sonstige Rechnungen bezeichnet.
Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung im o.g. Sinne auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Zudem müssen leistende Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.
Ausnahmen von der Verpflichtung
- Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise (§ 34 UStDV)
- weiterhin als "sonstige Rechnung" anwendbar
Was zählt als E-Rechnung?
- XML-Formate, die von IT-Systemen zwischen Versender und Empfänger automatisch ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden können. (X-Rechnung EU weit Vorreiter)
- ZUGFeRD-Format (Deutschlandweit Vorreiter)
- PDF-Rechnungen zählen nicht, weil sie vom Empfänger manuell bearbeitet werden müssen.
Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung? (Voraussichtlich)
- Elektronische Rechnungen empfangen und archivieren können Sie ab 01.01.2025
- Bis Ende 2025 dürfen alle Unternehmen für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2026 ausgeführten Umsatz bei Zustimmung des Rechnungsempfängers Rechnungen in einem anderen Format ausstellen
- Bis Ende 2026 wird die Frist für Unternehmen mit einem Gesamtjahresumsatz von unter 800.000 € verlängert. Sie dürfen bei Einverständnis des Rechnungsempfängers auch in dem Jahr noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen für einen nach dem 31.12.2025 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz ausstellen.
- Ab dem 01.01.2028 müssen alle im Wachstumschancengesetz bezüglich E-Rechnungen festgehaltenen Anforderungen eingehalten werden
Was muss unternommen werden?
- Kann meine Software E-Rechnungen erstellen und archivieren?
- Umstellung vorzeitig planen
- Ausreichendes Know-how aneignen